「スタッフが時間になっても来ない」
「予定していた進行が急に変わった」
「スタッフから聞かれたけど、自分も答えがわからない」

イベントADとして現場に入ると、こうした予定外の出来事に対応する場面があります。

イベントは多くのスタッフが同時に動くため、ひとつの変更が受付・誘導・ステージ進行など、別のポジションにも影響することがあります。
そのため、イベントADに必要なのは、起きたことをその場で何とかすることだけではありません。

「どこまで影響するのか」
「誰に伝える必要があるのか」

を考えて動くことが大切です。

この記事では、イベントADの現場で起こりやすいトラブルと、そのときに確認したいポイントを紹介します。





＜目次＞

・スタッフが集合時間になっても来ない
・スタッフへの指示がうまく伝わらない
・予定より進行が遅れている
・トラブルが起きたときに確認したいこと






1．スタッフが集合時間になっても来ない

イベント当日は、

「集合時間を勘違いしていた」
「集合場所がわからない」
「電車が遅れている」

などの理由で、スタッフが予定通り集まらないことがあります。
このときにまず見るのは、遅れている人だけではなく、その人が担当する予定だったポジションです。

例えば、開場10分前の時点で受付スタッフが1人足りない場合があります。
そのような場合には、下記の項目を確認し責任者へ報告します。

・誰が来ていないのか
・その人はどのポジションなのか
・そのポジションでの人数はどうなるのか

これらを整理したうえで、

「受付担当が1名まだ来ていません。現在3名の予定が2名です」

のように、人数とポジションをセットで責任者へ伝えると、その後の判断もしやすくなります。




2．スタッフへの指示がうまく伝わらない

イベントADの仕事では、スタッフへ指示を出す場面があります。

実際に、

「説明したのに違う場所に行ってしまった」
「作業が終わったあと何をすればいいかわからなくなっている」

のようなケースも多くあります。


イベントスタッフへの指示は、

・時間
・場所
・やること
・終わった後

をセットで伝えると、スタッフ側も動きやすくなります。

例えば、

「13時まで正面入口で来場者の列整理をお願いします。13時になったら一度ここに戻ってきてください」

このような伝え方なら、手短に必要な内容を伝えられます。

「何をしてもらうか」だけでなく、次にどう動けばいいかまで伝えることがポイントです。
イベントADとイベントスタッフでは担当する役割も異なります。

それぞれの違いについては、
「イベントADとイベントスタッフの違い」の記事でも紹介しています。




3．予定より進行が遅れている

イベントでは、進行表通りに進まないこともあります。

例えば、

・受付に想定以上の列ができた
・出演者の到着が遅れた
・前のプログラムが長引いた
・機材トラブルで開始が遅れた

といったケースです。

ここで注意したいのは、

「10分遅れている＝その後の予定も全部10分ずれる」わけではない

ということです。

例えばステージ開始が10分遅れても、次の出演者の集合時間は変更されないことがあります。
一方で、来場者の入場開始時刻だけ変更になることもあります。

そのため、進行が遅れたら「何分遅れているか」だけを見るのではなく、

「その遅れによって、どの予定が変わるのか」

を確認する必要があります。

変更内容が決まったら、自分の担当スタッフにも共有します。
このときも、

「時間が変わりました」

ではなく、

「13時開始予定でしたが、13時10分開始に変更です。それまでは現在のポジションで待機してください」

と、次の行動まで伝えることが大切です。

初出勤前に、しっかり業務内容を頭に入れて、全体の流れを理解しておくことが大切です。




トラブルが起きたときに確認したいこと

現場で何か起きたときは、次の4つを順番に整理すると動きやすくなります。

① 今、何が起きているか

まずは事実を確認します。
「スタッフがいない」だけではなく、「受付担当4名のうち1名がまだ到着していない」というところまで整理します。


② どこに影響するか

次に、その問題によって何が困るのかを考えます。
例えばスタッフが1名いなくても、開始まで30分ある場合と、開場1分前では緊急度が変わります。


③ 自分で判断していい内容か

スタッフへの簡単な指示であれば、自分で対応できることもあります。
一方で、

・配置変更
・時間変更
・チケット対応
・イベントルールの変更

などは、責任者への確認が必要になることがあります。


④ 誰に伝える必要があるか

最後に、決まった内容を誰に共有するか確認します。
イベントでは、一人の変更が複数のスタッフに関係することがあります。

そのため、

「問題が解決したか」だけでなく、「必要な人に情報が届いたか」まで確認する

ことが大切です。





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