「イベントスタッフの経験はあるけど、ADとして働くのは初めて」
「進行表を渡されても、どこを見ればいいのかわからない」
初めてイベントADとして働くときは、仕事内容だけでなく、現場での動き方にも不安がありますよね。
イベントADは、スタッフへの指示出しや配置確認、進行のサポートなどを担当します。
ただし、初日からすべての業務を完璧にこなす必要はありません。
大切なのは、当日の流れや自分の担当範囲、困ったときの確認先を把握しておくことです。
この記事では、初めてイベントADとして働く人に向けて、イベントADの初出勤前に準備しておきたいことから、進行表の見方、指示の受け方まで紹介します。
＜目次＞
・1.進行表は「全部覚える」のではなく、重要な時間を先に見る
・2.最初に「誰から指示を受けるのか」を確認する
・3.最低限の現場用語を知っておく
・4.来場者への案内は、「知っているつもり」が一番危ない
・5.現場では「予定通りにならないこと」を前提にする
・6.「今困っている場所」より「次に混みそうな場所」を見る
・初出勤したら、最初の5分で確認しておきたいこと
・イベントADの経験を活かせる仕事を探すなら
1. 進行表は「全部覚える」のではなく、重要な時間を先に見る
イベントADの現場では、当日の流れが書かれた進行表やスケジュールを渡されることがあります。
初めて見ると、情報量の多さに戸惑うかもしれません。
しかし、最初からすべて覚える必要はありません。
重要なのは、「次に何が起こるか」を把握することです。
| 時間 |
予定 |
ADが確認すること |
| 9:00 |
搬入 |
会場準備の進行状況 |
| 10:00 |
スタッフ集合 |
出欠・スタッフの配置 |
| 11:00 |
開場 |
受付・誘導の準備状況 |
| 12:00 |
本番開始 |
スタッフ配置・進行状況 |
| 15:30 |
転換 |
次のプログラムの準備状況 |
| 18:00 |
終演 |
退場誘導・撤収準備 |
※上記は一般的なイベントを想定した一例です。
実際の進行やADの担当業務は現場によって異なります。
また、例えば12時にステージが始まるのであれば、12時になってから動き始めるのではなく
「11時45分くらいから来場者が増えそう」
「11時50分には誘導スタッフを配置した方がよさそう」
「出演者はもう待機しているか確認した方がよさそう」
というように少し先の状況を考えます。
イベントADは、現在の仕事だけを見るのではなく、10〜20分後の現場を見ながら動く仕事だと考えるとイメージしやすくなります。
2. 最初に「誰から指示を受けるのか」を確認する
初めてのイベントADで意外と重要なのが、仕事内容よりも指示系統を把握することです。
多くのイベント現場では、
運営責任者
↓
ディレクター
↓
AD
↓
アルバイトスタッフ
の順で指示を伝えています。
もちろんあくまで一例ですが、イベント現場では様々な役割の人が関わっています。
そのため、複数の人から違う指示を受けることもあります。
そんなときは自己判断せずに、しっかり確認することが大切です。
例えば、
「先ほど受付の応援に入るよう指示を受けたのですが、現在の持ち場を離れても大丈夫でしょうか？」
というように聞くようにしましょう。
3. 最低限の現場用語を知っておく
イベント現場では、普段あまり聞かない言葉が飛び交うことがあります。
すべて覚える必要はありませんが、よく使われる言葉を少し知っておくだけでも初日の理解度はかなり変わります。
用語
|
意味
|
使用例
|
押す
|
予定より進行が遅れること
|
「現在10分押しています」
|
巻く
|
予定より進行を早めること
|
「少し巻いて進めます」
|
尺
|
プログラムなどに割り当てられた時間
|
「このステージの尺は15分です」
|
キュー
|
進行を開始するための合図
|
「キューが出たら案内を始めてください」
|
バミリ
|
立ち位置や物を置く位置につける目印
|
「バミリの位置を確認してください」
|
4. 来場者対応で確認しておきたいこと
イベントADとして勤務する場合、来場者から会場内の場所やイベントのルールについて質問されることもあります。
初出勤時は、受付・トイレ・出入口などの場所に加え、再入場の可否や問い合わせ先を確認しておきましょう。
分からないことを聞かれた場合は、推測で答えず、責任者に確認することが大切です。
5. 現場では「予定通りにならないこと」を前提にする
イベントの進行表には細かく予定が書かれていますが、実際の現場ではその通りにならないこともあります。
変更の指示を受けたときには、落ち着いて対応することが大切です。
例えば、
変更前：13:00 ステージ開始
変更後：13:10 ステージ開始
のような場合、
① ディレクターに変更内容を確認する
② 自分の担当エリアに影響するか確認する
③ 必要なスタッフへ変更を共有する
④ 関係者に伝わったか確認する
という流れで対応します。
ただし、変更後の対応は現場責任者の指示に従うことが前提です。
初出勤前に確認したいこと
初出勤前には、以下の項目をしっかり確認することをおすすめします。
| 確認項目 |
確認する内容 |
| 集合場所 |
スタッフ入口や集合場所の詳細 |
| 集合時間 |
集合時刻と勤務開始時刻 |
| 服装 |
指定された服装や靴、身だしなみのルール |
| 持ち物 |
筆記用具やメモ帳、指定された備品 |
| 連絡先 |
遅刻やトラブルが起きたときの連絡先・連絡方法 |
特に集合場所は、来場者用の入り口とスタッフ入り口が異なるケースもあり、間違えた場所に集合してしまう人も多いです。
しっかり確認しておくようにしましょう。
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