「イベントADって、展示会では具体的に何をするの？」
「集合してから大金するまで、どんな流れで働くんだろう？」


イベントスタッフの経験があっても、ADとして働いたことがなければ、実際の仕事内容はイメージしにくいですよね。
展示会のイベントADは、ディレクターの指示を受けながら、スタッフの配置確認や進行状況のチェック、会場運営のサポートなどを行います。


今回は、実際にイベントADの単発バイトを経験した方に、1日の流れや仕事内容を聞いてみました。
今回お話を伺ったのは、スポットワークアプリ「こあくる」を通じて勤務した方です。

これからイベントADの単発バイトを探している方は、仕事を選ぶ際の参考にしてみてください。

イベントADの1日の流れ

今回は「こあくる」を通じて、都内の展示イベントでアシスタントディレクターとして参加した方の一日の流れを紹介します。　
　
　
7:30　会場集合・当日の変更点を確認

イベントの開始よりも、ADはかなり早めに集合する場合があります。
到着したらまずQRコードを現地スタッフに提示してチェックイン。
その後運営本部に入り、ディレクターや責任者から当日の共有を受けます。

確認するのは、

「受付は何レーン開けるのか」
「スタッフは何人入るのか」
「VIP・出展者・一般来場者で入口は違うか」
「セミナーは何時から始まるか」
「昨日から変更になった運用はあるか」

など。
今回は3日間開催される展示会だったので、

「昨日この入口がかなり混んだので今日は1人増員します」

のように、前日の状況を踏まえて配置が変わることもありました。
ADはここで、今日の会場全体がどう動く予定なのかを把握します。
　
　　
8:00　担当エリアを実際に歩いて確認

資料を見るだけではなく、会場を実際に歩きます。
例えば受付担当のADなら、

駅・会場入口
↓
来場者受付
↓
入場ゲート
↓
展示ホール
↓
セミナー会場

という来場者の導線を確認します。

このとき、

「一般受付はここ」
「事前登録済みの人はこちら」
「出展者入口は別」
「VIPはこの受付」
「クロークはあそこ」

などを頭に入れます。

展示会では来場者から場所を聞かれる機会がかなり多いため、自分のポジション以外の場所も知っておくと動きやすくなります。
　
　
8:30　アルバイトスタッフが集合

ここからADらしい仕事が増えてきます。

まずはスタッフの配置の指示を出します。
例えば20人のスタッフを、

・来場者受付：6人
・入場ゲート：4人
・会場案内：4人
・セミナー受付：3人
・VIP受付：2人
・遊軍：1人

のように配置し、一人ひとりに細かく指示を出していきます。
受付なら、

「QRコードを読み取る」
「受付完了した人に入場証を渡す」
「登録されていない場合はこちらに案内する」

など、具体的な対応方法まで伝えます。
　
　
9:00　受付を本番と同じ状態にする

開場前に受付端末や備品をチェックします。
例えば、

「QR読み取り端末は動くか」
「入場証は十分あるか」
「ストラップは足りているか」
「案内看板の向きは合っているか」

など。
そして実際に、

来場者が入口から来る
→QRコードを提示
→受付
→入場証を受け取る
→ゲートから入場

という流れをスタッフ同士で確認します。
ここで詰まりそうな場所を見つけて、

「この机を少し後ろにしよう」
「ここに案内スタッフを1人置こう」

と調整することもあります。
　
　
9:45　開場15分前、一番緊張感が高まる

来場者が入口付近に集まり始めます。
ADは、

「受付全員いますか？」
「端末大丈夫ですか？」
「ゲート準備OKですか？」

などのように各ポジションを確認します。

特に大規模展示会では、開場直後に数百人単位で人が動くことがあります。
そのため、「人が来てから対応を考える」のではなく、来る前に配置しておくことが重要です。
　
　
10:00　開場。来場者が一気に入ってくる

ここから現場の状況が見えてきます。
例えば受付で、

「QRコードが表示できません」
「当日登録したいです」
「会社名が間違っています」

など、想定外の質問が次々に来ます。
スタッフだけでは判断できないものがADに上がってきます。

ADは自分で回答できるものは対応し、判断できないものは責任者へ確認します。
同時に、

「A受付だけ列が長い」

となれば、空いている受付へ誘導するスタッフを移動させるなどの調整も行います。
　
　
11:00　受付だけではなく会場全体を見る

開場直後のピークが落ち着いたら、担当エリアを巡回します。
例えば、

「入口にスタッフがちゃんといるか」
「受付の入場証が残り少なくないか」
「スタッフが来場者対応で困っていないか」

などをチェック。
ADは一つの場所にずっと立つというより、いろいろなポジションを行き来することが多いです。
　
　
11:30　セミナー開始に合わせてスタッフを動かす

展示会では、展示ブースとは別にセミナーや講演が行われることがあります。
12:00開始なら、その30分ほど前から参加者が集まり始めます。

そこで、

「入口のピークが落ち着いたから1人セミナー側へ」

のように配置変更。
セミナー受付では、

「予約確認」
「列整理」
「座席案内」
「満席時の案内」

などが必要になります。

つまりADは、時間帯によって、受付 → セミナー → 受付のように、人を必要な場所へ動かします。
　
　
12:30　スタッフの休憩を回す

意外と難しいのが休憩管理です。
例えば受付6人全員を一気に休憩へ行かせることはできません。

そのため、

「12:30からAさん・Bさん」
「戻ったらCさん・Dさん」

という形で交代します。
しかし、

「急に受付が混み始めた」

となれば、休憩を少しずらすこともあります。

スタッフを休ませながら、現場に必要な人数を残す。
これもADの仕事です。

自分自身の休憩も、比較的落ち着いている時間を見て取ります。
　
　
14:00　午後の混雑・問い合わせに対応

午後になると午前中とは違うトラブルが起きることがあります。

例えば、

「セミナー会場が満席になった」
「落とし物が届いた」
「外国人来場者への案内が必要」
「出展者から備品について問い合わせがあった」

など。

すべてをADが解決するわけではありません。
重要なのは、

・自分で対応するもの
・担当部署につなぐもの
・責任者判断が必要なもの

を切り分けることです。

例えば落とし物なら運営本部、会場設備なら施設担当など、適切なところへつなぎます。
　
　
15:30　閉場後を考え始める

展示会が17:00終了なら、この頃から閉場後の準備も意識します。
例えば、

「最終セミナーは何時に終わるか」
「退場口に何人必要か」
「スタッフの備品はどこで回収するか」
「受付は何時に閉めるか」

などを確認。
まだ来場者がいるからといって、目の前だけを見ていると閉場時にバタバタします。

ADは常に1つ先の時間帯の準備を進めます。
　
　
16:30　閉場30分前

「本日の展示会は17時までです」

といった案内が始まります。

同時に、使わなくなった受付レーンを少しずつ閉じたり、スタッフ配置を減らしたりします。
例えば受付6人が必要だったところを3人にして、残りを出口側に配置。

このように、来場者が入ってくるための配置から、帰ってもらうための配置へ切り替えていきます。
　
　
17:00　閉場

閉場すると来場者が一斉に出口へ向かいます。
案内スタッフには、

「最寄駅はこちらです」
「出口はあちらです」

などの誘導をしてもらいます。
ADは、

「会場内に来場者が残っていないか」
「スタッフが勝手に持ち場を離れていないか」

などを確認。

数日開催の展示会なら、すべて撤去するわけではなく、翌日にそのまま使うもの／片付けるものを分ける場合もあります。
　
　
17:30　スタッフ解散・備品回収

スタッフから、

・無線
・スタッフパス
・貸与品
・資料

などを回収。
人数を確認し、全員の勤務が終わっているかチェックします。

必要であれば、

「受付でQRエラーが多かった」
「午後のセミナーで列が長くなった」

など、今日起こったことを責任者へ共有します。

複数日イベントなら、この情報が翌日の運営改善につながります。
　
　
18:00　AD業務終了

最後に運営本部で報告。
翌日も開催するなら、

「受付を1レーン増やす」
「セミナー前だけスタッフを2人増員する」

など、次の日の変更点を確認して終了です。

勤務時間や給与は様々ですが、今回お話を聞いた方は7:00～18:00、休憩1時間の実働10時間でした。
　
　
　
　
　
「イベントADとして働いてみたい」
「空いている日にたくさん稼ぎたい」

という方は、イベントADの単発バイトを選択肢の一つとして探してみるのもいいかもしれません。

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